Obligaciones de Registros Contables para Entidades Legales en Panamá
Mediante la Ley número 52 del 27 de octubre de 2016 (en adelante identificada como la “Ley 52”), el Gobierno Nacional ha establecido para las sociedades y fundaciones de interés privado; que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá, el requisito de llevar registros contables y de mantener documentación de respaldo de sus operaciones, a partir del 1 de enero de 2017.
La legislación define los “registros contables” como los datos que indiquen clara y precisamente las operaciones comerciales de las personas jurídicas, sus activos, pasivos y su patrimonio, que permitan preparar estados financieros y determinar la situación financiera de la persona jurídica.
La “documentación de respaldo” de dichas operaciones comerciales comprende los contratos, facturas, recibos o cualquier otra documentación necesaria para sustentar las transacciones realizadas por la persona jurídica. Los registros contables y su documentación de respaldo deben mantenerse y estar disponibles por un periodo no menor a cinco años, contado a partir del último día del año calendario dentro del cual las transacciones para las que aplican estos registros fueron completadas, o del último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones. Los registros contables y la documentación de respaldo de la persona jurídica podrán conservarse en las oficinas de su agente residente dentro de la República de Panamá o en cualquier otro lugar dentro o fuera de la República de Panamá que dispongan sus organismos de administración.
En los casos en que sean mantenidos en un lugar distinto de las oficinas del agente residente, las personas jurídicas estarán obligadas a proporcionar al agente residente, por escrito: 1. La dirección física donde se mantienen los registros contables y documentación de respaldo. 2. El nombre y datos de contacto de la persona que los mantiene bajo su custodia. 3. Las personas jurídicas deberán informar al agente residente, por escrito, de cualquier cambio en la dirección física o información de contacto con respecto a donde se mantienen los registros contables y documentación de respaldo, en un periodo no mayor de quince días hábiles, contado a partir de la fecha en que se aprobó el cambio respectivo. 1 Reglamentada por el Decreto Ejecutivo No.258 de 13 de septiembre de 2018 Departamento Corporativo | 2 Si la persona jurídica mantiene fuera de la República de Panamá los registros contables y la documentación de respaldo, estará obligada a proporcionarlos al agente residente, previo requerimiento de la autoridad competente panameña, en un plazo no mayor de quince días hábiles, contado a partir de la notificación de dicho requerimiento de información al agente residente de la persona jurídica.
En el caso de personas jurídicas que no realicen actos de comercio y se dediquen exclusivamente a ser tenedoras de activos (cualquiera sea su clase), deberán proporcionar información que demuestre el valor de los activos que mantienen y los ingresos que se perciben de dichos activos cuando sea requerido por la autoridad competente. En el caso de personas jurídicas que realicen actos de comercio fuera de Panamá, deberán proporcionar un libro de Diario y un libro Mayor cuando sea requerido por la autoridad competente. Se exceptúan las personas jurídicas que se dediquen a la compraventa de títulos de crédito y valores comerciales así de carácter público, o emitidos por el Gobierno o los Municipios, como de carácter privado, o emitidos por particulares o por sociedades mercantiles, para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil; en ese caso, el estado de cuenta del custodio o balance general de la compañía suplirá el Diario y el Mayor. Es importante señalar, que en el caso que la persona jurídica no proporcione al agente residente los registros contables o la documentación de respaldo en el plazo antes indicado, el agente residente estará obligado a presentar su renuncia como tal.
De igual forma, la Ley 52 señala que se suspenderán los derechos corporativos a la persona jurídica que permanezca sin designar un agente residente por un período mayor a noventa (90) días calendario, luego de la renuncia, remoción o terminación de la existencia de su agente residente anterior. El incumplimiento de estas disposiciones por la persona jurídica será sancionado con multa de US$1,000.00 más US$100.00 (moneda de curso legal de los Estados Unidos de América) diarios, desde que se produjo el incumplimiento hasta que se subsane el mismo. Los registros contables y documentación de respaldo serán conservados por el agente residente o el ente legal en estricta confidencialidad, por lo que no serán considerados como información pública; debiéndose entregar exclusivamente a la autoridad competente panameña previo requerimiento formal al agente residente.
Es de destacar que este requisito no afecta las operaciones de las sociedades ni de las fundaciones de interés privado, ni tampoco la forma en que se emplean. Se limita a extender a estas el cumplimiento de una formalidad propia de los entes legales, por su naturaleza.